# Expediente electrónico para entidades públicas — Nuvex Enterprise Fuente: https://nuvex.deltadesk.co/casos-de-uso/entidades-publicas/ Responsable editorial: DELTADESK S.A.S.. Actualizado: 2026-09-19. Cada asunto de su entidad. Toda su historia. Contratos, disciplinarios, peticiones y defensa jurídica, con documentos, responsables y actuaciones relacionados en el mismo expediente. Una alcaldía, gobernación, superintendencia o entidad descentralizada puede gestionar asuntos distintos en Nuvex Enterprise. Cada dependencia encuentra los antecedentes que tiene autorizados, registra su intervención y entrega el asunto con la historia de lo que ya ocurrió. ## Tipos de expediente ### Expedientes contractuales Relacione los documentos del contrato con las comunicaciones, los informes de supervisión y el trabajo de las áreas que intervienen. Qué reúne: Soportes, contrato, modificaciones e informes de supervisión. Consulte qué se recibió, quién lo revisó y qué respuesta se preparó. ### Expedientes disciplinarios Organice los antecedentes, las actuaciones, los documentos y las comunicaciones del asunto con los accesos definidos para el equipo responsable. Qué reúne: Antecedentes, actuaciones, pruebas y comunicaciones. Siga la historia del asunto sin ampliar el acceso a información reservada. ### Peticiones, quejas y reclamos Vincule la petición recibida con la dependencia que la atiende, los documentos de soporte, la respuesta y la evidencia disponible de envío. Qué reúne: Solicitud, anexos, traslados internos y respuesta. Identifique qué está pendiente, quién debe intervenir y qué plazo requiere atención. ### Defensa jurídica Relacione las actuaciones que llegan de juzgados o autoridades con los conceptos, borradores, soportes y tareas del equipo jurídico. Qué reúne: Providencias, escritos, evidencia, conceptos y borradores. Consulte el expediente externo y el trabajo interno conservando la procedencia de cada pieza. ### Asuntos administrativos Conserve los antecedentes de una decisión junto con sus revisiones, aprobaciones, acto administrativo y comunicaciones asociadas. Qué reúne: Antecedentes, conceptos, revisiones y actos administrativos. Encuentre el soporte documental de la decisión y de las intervenciones de cada área. ### Expedientes de talento humano Organice los documentos y las solicitudes de gestión de personal según la estructura documental y los permisos definidos por la entidad. Qué reúne: Soportes de vinculación, solicitudes y comunicaciones internas. Mantenga la continuidad documental cuando cambia el responsable, con accesos delimitados. ## Escenario ilustrativo: Una comunicación. Un expediente que continúa. Una entidad recibe una solicitud de aclaración de un contratista. Ventanilla, la dependencia responsable y el equipo jurídico intervienen en momentos distintos. Así podría organizarse ese trabajo en Nuvex. ### 1. La comunicación entra Interviene: Ventanilla o correspondencia. El equipo registra la solicitud y sus anexos y los relaciona con el expediente contractual. El origen de la comunicación permanece identificado. Queda relacionado: Solicitud y documentos recibidos. ### 2. El asunto tiene responsable Interviene: Dependencia competente. Se asigna la gestión al responsable definido por la entidad. La tarea y el plazo configurado quedan relacionados con los antecedentes del contrato. Queda relacionado: Asignación y tarea de seguimiento. ### 3. Las áreas aportan su revisión Interviene: Supervisión y equipo jurídico. Los responsables incorporan informes, observaciones y documentos de soporte. Quien recibe el asunto puede consultar las intervenciones anteriores dentro de sus permisos. Queda relacionado: Informes, observaciones y soportes. ### 4. La respuesta se prepara Interviene: Área responsable y aprobadores. El borrador se relaciona con la solicitud. La revisión, la aprobación y la firma se realizan según el flujo y las capacidades habilitadas para la entidad. Queda relacionado: Borrador, revisión y documento aprobado. ### 5. La comunicación queda vinculada Interviene: Responsable del envío. La respuesta y la evidencia disponible de envío, entrega o notificación quedan relacionadas con el mismo asunto, según el canal utilizado. Queda relacionado: Respuesta y evidencia de comunicación. ### 6. La historia se conserva Interviene: Área responsable y gestión documental. Cuando corresponde, el equipo cierra el asunto y aplica la clasificación y las reglas de conservación acordadas. El expediente contractual continúa su propio ciclo de vida. Queda relacionado: Historia documental y estado del asunto. Cuando otra dependencia retoma la gestión, encuentra la solicitud, los soportes, las revisiones y la respuesta en el mismo expediente. Recorrido orientativo. Las competencias, los términos, las formalidades de firma y notificación y las reglas documentales se validan con la entidad durante la implementación. ## Pregunte por el asunto. Trabaje con sus antecedentes. Agent Ready prepara el contenido de los documentos procesados para que un agente pueda consultarlo. Agent Connect permite que un agente compatible consulte esa información con los permisos del usuario y solicite las acciones habilitadas. ### Ejemplos de preguntas - ¿Qué solicitó el contratista y qué documentos aportó? - ¿Qué observaciones registró el equipo jurídico? - ¿Qué tareas siguen pendientes y quién es responsable? Ejemplos de preguntas, no respuestas generadas sobre un expediente real. El equipo revisa las fuentes y los borradores antes de tomar decisiones o emitir comunicaciones. ## Implementación para la entidad La puesta en marcha puede comenzar con un tipo de expediente o una dependencia y ampliarse según el alcance acordado. ### Un entorno dedicado La capacidad de la plataforma se dimensiona para el volumen de expedientes, documentos y trabajo de su entidad. ### Reglas para su operación Se acuerdan tipos de expediente, dependencias, responsables, permisos, recorridos de trabajo e integraciones. ### Servicio con compromisos claros El acuerdo de nivel de servicio (SLA) define la disponibilidad, la atención y los tiempos de respuesta comprometidos. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué tipos de expediente puede gestionar una entidad pública en Nuvex? Nuvex Enterprise puede organizar expedientes contractuales, disciplinarios, peticiones, defensa jurídica, asuntos administrativos y documentos de talento humano. La implementación define la estructura y los controles de cada tipo de expediente. ### ¿Todas las dependencias pueden ver todos los documentos? No. Compartir una plataforma no significa compartir todos los accesos. Los usuarios consultan la información que tienen autorizada. Los permisos se definen según la estructura, las responsabilidades y las restricciones de cada tipo de asunto. ### ¿Cómo se definen la clasificación y la conservación documental? La entidad y el equipo de implementación acuerdan las series, la clasificación y las reglas de conservación a partir de sus instrumentos archivísticos, incluidas las Tablas de Retención Documental (TRD) aplicables. El alcance se valida con los responsables de gestión documental; esta página no acredita una certificación archivística. ### ¿Nuvex reemplaza los sistemas que ya utiliza la entidad? La entidad puede conservar sus sistemas y evaluar las integraciones necesarias para relacionar información con el expediente. Cada conexión, fuente y migración se valida dentro del alcance de implementación; no se presupone una integración disponible con cualquier sistema. ### ¿La inteligencia artificial toma decisiones sobre los expedientes? La conexión puede apoyar la consulta de documentos, la preparación de borradores y las acciones autorizadas. Las decisiones, la revisión de fuentes y las comunicaciones oficiales permanecen a cargo del equipo responsable. Agent Connect no amplía los permisos del usuario. ### ¿Qué incluye la implementación de Nuvex Enterprise? Incluye la preparación de un entorno dedicado y la configuración del alcance acordado: tipos de expediente, dependencias, responsables, accesos y capacidades habilitadas. La migración, las integraciones y los compromisos de disponibilidad y atención se definen con la entidad. No es necesario iniciar todas las áreas al mismo tiempo. ## Alcance Escenario ilustrativo de uso, no testimonio de una entidad cliente. La fotografía representa un espacio de trabajo y no identifica una implementación. Las capacidades, integraciones y condiciones de servicio se acuerdan para cada organización. Casos de uso: https://nuvex.deltadesk.co/casos-de-uso/ Expediente electrónico: https://nuvex.deltadesk.co/expediente-electronico/ Agent Connect: https://nuvex.deltadesk.co/agent-connect/ Contacto: https://nuvex.deltadesk.co/contacto/?caso=entidades-publicas