Contratos, disciplinarios, peticiones y defensa jurídica, con documentos, responsables y actuaciones relacionados en el mismo expediente.
Alcaldías Gobernaciones Superintendencias Entidades descentralizadas
Una alcaldía, gobernación, superintendencia o entidad descentralizada puede gestionar asuntos distintos en Nuvex Enterprise. Cada dependencia encuentra los antecedentes que tiene autorizados, registra su intervención y entrega el asunto con la historia de lo que ya ocurrió.
Relacione los documentos del contrato con las comunicaciones, los informes de supervisión y el trabajo de las áreas que intervienen.
Soportes, contrato, modificaciones e informes de supervisión.
Consulte qué se recibió, quién lo revisó y qué respuesta se preparó.
Organice los antecedentes, las actuaciones, los documentos y las comunicaciones del asunto con los accesos definidos para el equipo responsable.
Antecedentes, actuaciones, pruebas y comunicaciones.
Siga la historia del asunto sin ampliar el acceso a información reservada.
Vincule la petición recibida con la dependencia que la atiende, los documentos de soporte, la respuesta y la evidencia disponible de envío.
Solicitud, anexos, traslados internos y respuesta.
Identifique qué está pendiente, quién debe intervenir y qué plazo requiere atención.
Relacione las actuaciones que llegan de juzgados o autoridades con los conceptos, borradores, soportes y tareas del equipo jurídico.
Providencias, escritos, evidencia, conceptos y borradores.
Consulte el expediente externo y el trabajo interno conservando la procedencia de cada pieza.
Conserve los antecedentes de una decisión junto con sus revisiones, aprobaciones, acto administrativo y comunicaciones asociadas.
Antecedentes, conceptos, revisiones y actos administrativos.
Encuentre el soporte documental de la decisión y de las intervenciones de cada área.
Organice los documentos y las solicitudes de gestión de personal según la estructura documental y los permisos definidos por la entidad.
Soportes de vinculación, solicitudes y comunicaciones internas.
Mantenga la continuidad documental cuando cambia el responsable, con accesos delimitados.
Una entidad recibe una solicitud de aclaración de un contratista. Ventanilla, la dependencia responsable y el equipo jurídico intervienen en momentos distintos. Así podría organizarse ese trabajo en Nuvex.
El equipo registra la solicitud y sus anexos y los relaciona con el expediente contractual. El origen de la comunicación permanece identificado.
Queda relacionadoSolicitud y documentos recibidos
Se asigna la gestión al responsable definido por la entidad. La tarea y el plazo configurado quedan relacionados con los antecedentes del contrato.
Queda relacionadoAsignación y tarea de seguimiento
Los responsables incorporan informes, observaciones y documentos de soporte. Quien recibe el asunto puede consultar las intervenciones anteriores dentro de sus permisos.
Queda relacionadoInformes, observaciones y soportes
El borrador se relaciona con la solicitud. La revisión, la aprobación y la firma se realizan según el flujo y las capacidades habilitadas para la entidad.
Queda relacionadoBorrador, revisión y documento aprobado
La respuesta y la evidencia disponible de envío, entrega o notificación quedan relacionadas con el mismo asunto, según el canal utilizado.
Queda relacionadoRespuesta y evidencia de comunicación
Cuando corresponde, el equipo cierra el asunto y aplica la clasificación y las reglas de conservación acordadas. El expediente contractual continúa su propio ciclo de vida.
Queda relacionadoHistoria documental y estado del asunto
Cuando otra dependencia retoma la gestión, encuentra la solicitud, los soportes, las revisiones y la respuesta en el mismo expediente.
Recorrido orientativo. Las competencias, los términos, las formalidades de firma y notificación y las reglas documentales se validan con la entidad durante la implementación.
01 · Documentos preparados. Agent Ready prepara el contenido de los documentos procesados para que un agente pueda consultarlo.
02 · Agente autorizado. Agent Connect permite que un agente compatible consulte esa información con los permisos del usuario y solicite las acciones habilitadas.
«¿Qué solicitó el contratista y qué documentos aportó?»
«¿Qué observaciones registró el equipo jurídico?»
«¿Qué tareas siguen pendientes y quién es responsable?»
Ejemplos de preguntas, no respuestas generadas sobre un expediente real. El equipo revisa las fuentes y los borradores antes de tomar decisiones o emitir comunicaciones.
La puesta en marcha puede comenzar con un tipo de expediente o una dependencia y ampliarse según el alcance acordado.
La capacidad de la plataforma se dimensiona para el volumen de expedientes, documentos y trabajo de su entidad.
Se acuerdan tipos de expediente, dependencias, responsables, permisos, recorridos de trabajo e integraciones.
El acuerdo de nivel de servicio (SLA) define la disponibilidad, la atención y los tiempos de respuesta comprometidos.
Alcance, accesos, conservación e implementación.
Ver las capacidades del expediente Volver a todos los casosNuvex Enterprise puede organizar expedientes contractuales, disciplinarios, peticiones, defensa jurídica, asuntos administrativos y documentos de talento humano. La implementación define la estructura y los controles de cada tipo de expediente.
No. Compartir una plataforma no significa compartir todos los accesos. Los usuarios consultan la información que tienen autorizada. Los permisos se definen según la estructura, las responsabilidades y las restricciones de cada tipo de asunto.
La entidad y el equipo de implementación acuerdan las series, la clasificación y las reglas de conservación a partir de sus instrumentos archivísticos, incluidas las Tablas de Retención Documental (TRD) aplicables. El alcance se valida con los responsables de gestión documental; esta página no acredita una certificación archivística.
La entidad puede conservar sus sistemas y evaluar las integraciones necesarias para relacionar información con el expediente. Cada conexión, fuente y migración se valida dentro del alcance de implementación; no se presupone una integración disponible con cualquier sistema.
La conexión puede apoyar la consulta de documentos, la preparación de borradores y las acciones autorizadas. Las decisiones, la revisión de fuentes y las comunicaciones oficiales permanecen a cargo del equipo responsable. Agent Connect no amplía los permisos del usuario.
Incluye la preparación de un entorno dedicado y la configuración del alcance acordado: tipos de expediente, dependencias, responsables, accesos y capacidades habilitadas. La migración, las integraciones y los compromisos de disponibilidad y atención se definen con la entidad. No es necesario iniciar todas las áreas al mismo tiempo.
Escenario ilustrativo de uso, no testimonio de una entidad cliente. La fotografía representa un espacio de trabajo y no identifica una implementación. Las capacidades, integraciones y condiciones de servicio se acuerdan para cada organización.
Contenido de DELTADESK S.A.S. · Actualizado el .
Cuéntenos qué recibe su entidad, qué dependencias intervienen y cómo debe conservarse la gestión. Revisemos ese recorrido en una demostración de Nuvex.
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