Correspondencia externaSolicitud recibida
Radicación, anexos y remitente conservan procedencia.
Expediente electrónico
De la correspondencia al expediente, sin perder la historia.
Nuvex conecta lo que entra, lo que circula dentro de la organización, lo que sale y el trabajo que ocurre sobre cada asunto. Documentos, responsables, firmas, notificaciones y evidencia permanecen relacionados de principio a fin.
Correspondencia externaCorrespondencia internaCorrespondencia salienteExpediente electrónico
EXP-2026-00418 En gestión
ASUNTO INSTITUCIONAL
Solicitud y respuesta relacionadas sobre una misma historia
Gestión internaAsignada a dependencia responsable
Responsable y término quedan visibles.
DocumentoRespuesta preparada para firma
El documento continúa sobre el mismo expediente.
Correspondencia salienteNotificación relacionada
La evidencia de entrega queda asociada al cierre.
La operación documental completa
Cuatro dominios conectados sobre el mismo asunto.
Cada comunicación puede incorporarse al expediente del asunto que le corresponde y continuar hasta su respuesta, evidencia y conservación.
01Correspondencia externa
Lo que llega a la organización.
Registre comunicaciones, solicitudes, anexos y documentos recibidos desde ciudadanos, organizaciones, canales digitales o sistemas habilitados. Cada ingreso conserva su procedencia y puede relacionarse con el asunto que corresponde.
Recepción · Radicación · Clasificación · Reparto02Correspondencia interna
Lo que circula entre dependencias.
Conecte comunicaciones y documentos entre áreas sin perder quién los produjo, quién debe atenderlos y qué ocurrió durante su recorrido dentro de la organización.
Dependencias · Responsables · Trazabilidad · Anexos03Correspondencia saliente
Lo que la organización responde y comunica.
Prepare respuestas y comunicaciones de salida, gestione revisión y firma, y conserve la evidencia de envío o notificación asociada al mismo asunto.
Respuesta · Revisión · Firma · Entrega04Expediente electrónico
La historia que conecta todo lo anterior.
Documentos, actuaciones, responsables, términos, decisiones y evidencias permanecen relacionados dentro de una historia de trabajo completa y consultable.
Historia · Contexto · Evidencia · ConservaciónUna historia, dos procedencias
Nuvex reúne información externa y gestión interna sobre el mismo asunto.
La procedencia de cada elemento se conserva para que la organización pueda leer la historia completa y distinguir qué llegó de una fuente externa y qué fue producido durante la gestión interna.
Información externa
Lo que llega desde otras fuentes.
- Comunicaciones y solicitudes recibidas
- Documentos provenientes de otros sistemas o entidades
- Datos y actuaciones sincronizadas desde fuentes habilitadas
- Fecha, canal y referencia de procedencia
Gestión interna
Lo que la organización hace sobre ese asunto.
- Documentos propios, borradores y versiones
- Tareas, términos y responsables
- Revisiones, decisiones y actuaciones internas
- Firma, salida, notificación y evidencia
Todo sobre el mismo expediente
El contexto del asunto conecta las capacidades que intervienen en su gestión.
El expediente funciona como punto de encuentro entre información, trabajo y evidencia. Cada capacidad amplía la operación sin fragmentar la historia.
Fuentes e integraciones
Incorpore información de sistemas propios, otras entidades y fuentes autorizadas conservando su origen dentro del expediente.
Documentos y actuaciones
Relacione piezas documentales, anexos, comunicaciones, actuaciones y antecedentes con el asunto al que realmente pertenecen.
Tareas, términos y responsables
Haga visible quién interviene, qué está pendiente, qué plazo está corriendo y cuál es el siguiente paso.
Firma electrónica
Prepare documentos para firma y conserve la evidencia de autoría y aprobación dentro de la misma historia institucional.
Comunicaciones y notificaciones
Vincule la salida con el expediente y conserve evidencia de entrega, incluida notificación certificada cuando el canal habilitado lo requiera.
Archivo y TRD
Conecte la gestión cotidiana con series, subseries, retención y disposición documental sin reconstruir el expediente al final del trámite.
Agent Ready
Los documentos del expediente pueden quedar listos para ser consultados por un agente.
Conocer Agent Connect Nuvex prepara su contenido y mantiene cada pieza relacionada con el asunto. Agent Connect permite después que un agente autorizado consulte esa información y solicite acciones dentro de los permisos del usuario.
Visibilidad operativa
El expediente también debe decir qué está pasando ahora.
Además de conservar documentos, Nuvex permite leer la situación de la operación: qué asuntos están activos, quién responde por ellos, qué requiere atención y qué evidencia existe sobre lo realizado.
La organización puede consultar y reportar la operación sin reconstruirla desde correos, hojas de cálculo o carpetas separadas.
Vista institucionalAsuntos activos
Dónde se encuentra cada asunto
Quién tiene la siguiente acción
Qué fecha requiere atención
Qué falta para continuar o cerrar
Qué está ocurriendo por área, estado o responsable
Qué documento, firma o notificación respalda lo realizado
Ingreso→Responsable→En gestión→Respuesta→Cierre
Del trámite al archivo
El expediente se construye y se conserva mientras ocurre el trabajo.
Documentos, actuaciones, firmas, notificaciones y responsables se integran a la misma historia a medida que avanza la gestión. Nuvex conecta la operación con las reglas documentales de la organización para mantener el expediente íntegro, consultable y preparado para su conservación durante todo su ciclo de vida.
Gestionar·Resolver·Cerrar·Conservar·Disponer
El siguiente paso
Revise cómo quedaría un expediente real de su organización.
Podemos recorrer una entrada real, su gestión interna, la respuesta y la evidencia que necesita conservar para mostrar cómo Nuvex conecta toda la historia.
