Solicitudes estudiantiles, convenios y asuntos docentes con sus documentos, responsables y revisiones. El equipo que recibe el asunto encuentra lo que el área anterior ya hizo.
Universidades Institutos Colegios Áreas y sedes
Una universidad, un instituto o un colegio puede organizar asuntos distintos en Nuvex Enterprise. Cada área trabaja con los expedientes y los accesos que le corresponden. Cuando interviene otra dependencia o sede, encuentra los antecedentes autorizados y el trabajo registrado.
Relacione la solicitud del estudiante con sus soportes, el área que la atiende y las comunicaciones que se producen durante la gestión.
Solicitud, anexos, revisiones y respuesta.
Consulte qué se recibió, qué falta y quién debe responder.
Organice los antecedentes y las actuaciones del asunto con acceso delimitado a quienes deben intervenir en su atención.
Antecedentes, actuaciones, soportes y comunicaciones.
El equipo autorizado encuentra la historia sin abrirla a otras áreas.
Conserve la propuesta, los aportes de las áreas, las versiones revisadas y el seguimiento de los compromisos del convenio.
Propuesta, observaciones, versiones y documentos de seguimiento.
Identifique qué revisión está pendiente y cuál es la versión aprobada.
Relacione los documentos del contrato con las revisiones internas, las comunicaciones y los soportes de seguimiento que aporta el equipo.
Solicitud, contrato, anexos e informes de seguimiento.
Consulte los antecedentes cuando cambia el área o el responsable.
Reúna las solicitudes y los documentos de gestión de docentes según la estructura y los permisos definidos por la institución.
Solicitudes, soportes, conceptos y comunicaciones internas.
Mantenga el seguimiento entre el área académica y la administrativa.
Vincule la propuesta de un proyecto con sus revisiones, documentos de soporte e informes entregados por el equipo responsable.
Propuesta, soportes, revisiones e informes del proyecto.
Encuentre el documento que respalda cada avance registrado.
Un área propone un convenio de colaboración. Jurídica registra observaciones, la contraparte aporta ajustes y los responsables revisan la nueva versión. Así podría coordinarse ese trabajo sin separar la propuesta de las decisiones que la modifican.
El equipo registra la propuesta y sus documentos de soporte. La relación con la contraparte y el propósito del convenio quedan documentados en el mismo asunto.
Queda relacionadoPropuesta y documentos de soporte
Se asignan las revisiones a las áreas que deben intervenir. Las tareas y los plazos de trabajo acordados se relacionan con los antecedentes de la propuesta.
Queda relacionadoResponsables y tareas de revisión
Cada responsable registra sus observaciones y aporta los documentos que respaldan su revisión. El área promotora puede consultar lo solicitado dentro de los permisos del expediente.
Queda relacionadoObservaciones y aportes de las áreas
El equipo incorpora la nueva versión y las comunicaciones recibidas de la contraparte. Los documentos revisados permanecen relacionados para comprobar qué observaciones se atendieron y cuáles siguen abiertas.
Queda relacionadoVersiones revisadas y comunicaciones
Los responsables revisan los ajustes y registran la decisión sobre la versión correspondiente. La firma y las comunicaciones se realizan por los medios habilitados que la institución haya definido.
Queda relacionadoVersión aprobada y documentos de formalización
El equipo registra las tareas y los documentos de seguimiento del convenio. Cuando otro responsable retoma la gestión, encuentra la versión formalizada, los informes y los pendientes registrados.
Queda relacionadoInformes, compromisos y pendientes
El área que recibe el asunto encuentra la propuesta, las observaciones, los ajustes y la versión aprobada. Puede continuar la gestión con los antecedentes de las revisiones anteriores.
Recorrido ilustrativo. Las competencias para aprobar, las formalidades de firma y los plazos se validan con la institución. Registrar una aprobación no equivale a formalizar el convenio ni a acreditar el cumplimiento de sus compromisos.
01 · Documentos preparados. Agent Ready prepara el contenido de los documentos procesados para que un agente pueda consultarlo, sin cargar cada archivo por separado en el chat.
02 · Agente autorizado. Agent Connect conecta un agente compatible con esa información y con las funciones habilitadas, dentro de los permisos del usuario.
«¿Qué observaciones de jurídica siguen pendientes en este convenio?»
«¿Qué cambios incorpora la última versión registrada?»
«¿Quién debe aportar el siguiente documento y qué plazo se registró?»
Ejemplos de preguntas, no respuestas sobre un expediente real. El equipo revisa los documentos y los borradores; la IA no decide sobre solicitudes estudiantiles, asuntos disciplinarios ni aprobaciones institucionales.
Puede comenzar con convenios, solicitudes o una dependencia. La implementación prepara el entorno y el recorrido de trabajo antes de ampliarlo a otras áreas.
El entorno dedicado se dimensiona para el volumen de expedientes, documentos y trabajo simultáneo de la institución.
Se configuran tipos de asunto, áreas, responsables y permisos. Compartir la plataforma no da acceso a todos los expedientes de estudiantes o docentes.
El acuerdo de nivel de servicio (SLA) establece los compromisos de disponibilidad, atención y tiempos de respuesta del servicio.
Áreas, sistemas académicos, accesos y puesta en marcha.
Ver las capacidades del expediente Volver a todos los casosPuede organizar solicitudes estudiantiles, asuntos disciplinarios, convenios, contratación, asuntos docentes y documentación de proyectos. Cada tipo de expediente reúne sus documentos, responsables, revisiones y comunicaciones según el alcance acordado con la institución.
Esta propuesta se centra en la gestión documental y la coordinación de asuntos entre áreas. No ofrece por sí misma matrícula, calificaciones, horarios ni aulas virtuales. La institución puede conservar sus sistemas académicos y evaluar las conexiones necesarias durante la implementación.
Las tareas, los documentos y las observaciones se relacionan con el mismo expediente. El nuevo responsable puede consultar los antecedentes que tenga autorizados y registrar su intervención. Así puede continuar la gestión con las revisiones y las decisiones anteriores.
No. Los accesos se delimitan por roles y permisos. Los documentos personales y los asuntos restringidos, incluidos los que involucren menores de edad, requieren los controles que la institución defina para cada tipo de información. Relacionar un asunto entre áreas no amplía automáticamente esos accesos.
La IA puede apoyar la consulta de información procesada y la preparación de borradores dentro de las funciones y permisos habilitados. Las decisiones académicas, disciplinarias y administrativas permanecen a cargo de los responsables de la institución. Agent Connect no concede acceso adicional a los documentos.
Sí. Se puede definir una primera dependencia o un tipo de expediente, como convenios o solicitudes. Enterprise prepara un entorno dedicado y configura los responsables, accesos y pasos de trabajo acordados. La migración, las integraciones y la ampliación a otras áreas se revisan con la institución.
Escenario ilustrativo de uso, no testimonio de una institución cliente. La fotografía representa un espacio educativo y no identifica una implementación. Las capacidades, integraciones y condiciones de servicio se acuerdan con cada organización.
Contenido de DELTADESK S.A.S. · Actualizado el .
Cuéntenos qué documentos llegan, quién los revisa y qué debe recibir la siguiente dependencia. Recorramos ese caso en una demostración de Nuvex.
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